Le Job du 6e sens : Assistante & Interprète-Traductrice

Mesdames, Messieurs les Dirigeants d’Entreprises et Recruteurs, cette chronique vous est intégralement dédiée.

Conformément à l’idée initiale, elle a pour objectif de vous présenter des candidats avec de vraies personnalités en leur offrant ainsi l’opportunité de donner du relief à la réalisation de leur projet professionnel.

Parce que votre 1er vecteur de communication, en terme d’image et de qualité, ce sont les femmes et les hommes de votre Entreprise ; parce qu’ils ont un impact majeur sur vos clients, vos partenaires, vos investisseurs, vos prospects, …, les profils dont vous prendrez connaissance, par le biais de cette chronique, sont ceux qui ambitionnent à aborder concrètement leur recherche d’emploi, en bénéficiant du mode de communication incontournable et interactif qu’est devenu le blog emploi afin de susciter votre attention et intérêt.

Cette chronique débute avec le portrait de Nathalie – Responsable Communication – qui se présente à vous, ci-dessous, telle qu’elle aurait été lors d’un entretien professionnel, si elle était en face de vous.


Parlez-moi de vous ...

''Actuellement en poste dans un domaine qui s’essouffle et exerçant une mission qui s’étiole, j’ai jugé opportun de créer un blog emploi pour rebondir vers un avenir dynamique et entreprenant à un poste de Responsable de Communication.

Aujourd’hui, Renata m’offre généreusement son espace pour me présenter à vous, Recruteurs, parler de mes compétences, de mes motivations, de mes ambitions et je l’en remercie vivement. 5 minutes pour me présenter ? Là va être le challenge… Une page de 5 minutes… Vous avez 5 minutes à me consacrer ?

Si je voulais que l’on ne retienne qu’une chose de moi, je dirais que je suis autodidacte avant tout, avec un sens inné pour la Communication. J’aime écrire et m’exprimer. La page blanche est une passion et prendre la parole ne m’effraie pas. On dit souvent de moi que je suis une personne très ouverte avec un sens de l’écoute généreux. Mais pour moi, cela va de soi… la communication passe par l’écoute.

Pour me présenter rapidement, je dirais qu’être autodidacte a fait de moi une personne proactive, autonome et volontaire. Ma curiosité naturelle me pousse à expérimenter et à apprendre (perfectionnement italien, création site Internet, blogs professionnels et personnels…). J’aime maîtriser les situations et les sujets, le travail bien fait, seule ou en équipe, je sais ce que je veux et ce que je ne veux pas (ou plus).

Enfin, j’ai l’habitude de dire que je suis une cartésienne artistique. Contradictoire ? Pas du tout ! Comme Descartes le décrit si bien dans son Discours de la Méthode l’Homme utilise toutes les ressources de son intelligence et en premier lieu son intuition, sa déduction, son imagination, ses sens et sa mémoire. Tout est dit ! Quant à mon côté artistique, ma créativité harmonise ma vie quotidienne et mes loisirs (décoration, peinture sur soie, aquarelle…), et mon intuition guide souvent mes choix. Mais, comme toute sensibilité créative ne se suffit pas à elle seule, mon goût du chalenge et du travail bien fait m’ont permis de réussir de beaux projets d’entreprise de la conception à la diffusion.

Mon parcours professionnel s’est construit autour de la Communication sous toutes ses formes, institutionnelle, évènementielle, commerciale (…) et m’a ouvert différents horizons comme le journalisme, la publicité, l’édition, le sponsoring (…). Cette diversité me permet aujourd’hui de mettre au service d’un employeur une expérience polyvalente et réussie de 20 années, dont 13 dans la Communication.

Je dispose d’une expérience professionnelle confirmée alliant une double compétence : Communication et Commerciale. Mes missions commerciales m’ont permis d’acquérir une grande aisance du contact et de la négociation tant avec les clients, que les fournisseurs, les ‘grands comptes’, les administrations, les institutionnels (…) tandis que mes missions de communication m’ont permis de d’appréhender diverses techniques (NTIC, mailings, Internet…) et divers modes d’expression (conférences, discours politique…)

CE QUE J'AIME TOUT PARTICULIEREMENT DANS MA FONCTION ?

Communiquer efficacement et positivement :
- construire (ou restaurer) une image positive et surtout cohérente avec la politique de l’entreprise
- garantir et promouvoir cette image et la notoriété acquise, auprès des partenaires et clients
- participer au développement de l’entreprise (…)

La communication positive relève avant tout d’un état d’esprit. En effet, nos expériences, nos centres d’intérêts, nos valeurs et nos opinions agissent de concert sur nos perceptions et nos actions. Parce que la façon dont nous nous exprimons influence considérablement la qualité de nos échanges, j’ai appris, dans le cadre de mes missions, à mobiliser mes compétences relationnelles.

Mettre en exergue mes qualités et mes compétences :
- écoute : des besoins et des attentes de chacun
- analyse : poser un diagnostic, étudier les retombées
- créativité : créer, créer et encore créer !
- ouverture d’esprit : ne pas faire seulement ce qui nous semble bon mais ce qui est bon pour l’entreprise, débattre
- rigueur : organisation, gestion de plusieurs projets simultanément, qualité irréprochable du travail (contenu/forme)
- pouvoir de conviction : rassembler, négocier, motiver, convaincre, séduire, susciter l’adhésion des salariés aux choix de l’entreprise, les impliquer dans les projets, sensibiliser
- autonomie : télétravail, sens des responsabilités (…)

Toucher à tout :
La Communication dans sa globalité me passionne, qu’elle soit institutionnelle, commerciale, externe ou interne et j’ai eu l’occasion d’exercer dans chacun de ces domaines :
- réalisation de supports publicitaires (encarts, banderoles), catalogues (commerciaux ou techniques), notices techniques, plaquettes institutionnelles, journal interne, e-mailing, PLV, communiqués, articles journalistiques…
- conception et organisation d’actions commerciales
- préparation, organisation et participation à des salons professionnels, conférences, forums
- recherche et développement pour le lancement de nouveaux produits (Cahier des charges  prototype  promotion) et de nouvelles activités (prospection clientèle, création partenariat…)

CE QUE JE RECHERCHE AUJOURD'HUI ?

Faire tout cela et plus encore !!

Je veux remplir des pages blanches

Je souhaite aujourd’hui intégrer une entreprise qui a compris que lorsque la communication ne passe pas au sein même de l'entreprise, elle ne peut passer vers l'extérieur… et que sans communication, le client vous oublie, avec une mauvaise communication, il vous fuit… Si vous êtes un employeur délocalisé je propose de continuer à mettre à profit mon expérience du télétravail. Et pour être sincère, si je suis convaincue de la confiance que l’on me porte, si on me laisse une certaine liberté d’expression et d’action, je suis capable de m’investir et de développer une force de travail qui n’aura d’égal que mon enthousiasme et mon dynamisme avec l’épanouissement personnel nécessaire, sinon vital.

CE QUE JE NE VEUX PLUS FAIRE ?

La Représentante de commerce… Je me retrouve dans l’action de représenter (véhiculer) l’image d’une société, la représentation que je qualifie ‘de courtoisie’ me sied plus que celle de vendre un produit avec des grilles tarifaires, des remises, des devis, des quotas…

Merci d’avoir pris la peine de me lire jusqu’au bout.''

Annexe : Nathalie - Responsable Communication (format .pps)

Ou plus précisément, de l’encrier au clavier … C’est l’histoire de l’évolution du métier du Scribe à la Dactylo vers celui d’Assistante de Direction.



Il faut être enthousiaste de son métier pour y exceller - Denis DIDEROT (1713-1784).
L’image stéréotypée de la salariée inoccupée s’éternise encore quelque peu, nonobstant elle n’existe uniquement que dans l’esprit de ceux qui ne conçoivent pas le processus de la gestion administrative dans son entité et qui n’ont pas suivi l’évolution de la fonction.

A l’aube des premières civilisations, l’habilité à consigner manuellement, rapidement et avec précision, grâce à diverses formes de tachygraphie (sténographie), et à transcrire l’information orale devient un art. Les 1ers écrivains deviennent des Scribes et sont assimilés à une certaine caste et au pouvoir. De facto, la tachygraphie fait partie de l’apprentissage des Empereurs et consacre notamment Titus comme expert en la matière.

Au XIXe siècle, la révolution industrielle permute radicalement les conditions économiques et sociales dans les pays dit industrialisés ou en passe de le devenir. Or, un phénomène beaucoup moins connu a accompagné la révolution industrielle, c’est celui de la révolution administrative. Elle concerne le développement du travail de l’écriture, des formes écrites de communication et les transformations technologiques qui les ont guidées.

Cette mutation est suivie par l’arrivée massive du personnel administratif dans les bureaux, que l’on surnommait à l’époque, les rond de cuir à cause du coussin circulaire qu’ils posaient sur leur chaise, afin de pallier à la pénibilité de leur travail du fait de la position assise, qu’ils adoptaient tout au long de la journée.

Entre 1900 et 1930, le poste de rond de cuir évolue vers celui de la petite dactylo. Un tel bouleversement ne se reproduira plus dans les bureaux avant l’introduction de l’informatique et de la bureautique, survenue en France à partir des années ‘70.

Le terme d’employé de bureau recouvre des clauses variées selon les lieux de travail et, en conséquence, il est difficile de définir les débuts de la profession avec exactitude.
Les 1ers employés de bureau étaient uniquement des hommes : des rédacteurs qui rédigeaient lettres et rapports et étaient chargés du suivi des dossiers. Le travail de retranscription était confié aux commis-expéditionnaires qui reproduisaient leurs lettres à la plume. De fait, leur principale qualité était une belle écriture et la maîtrise du style administratif.

La féminisation signât une vraie révolution des mœurs avec l’entrée des femmes dans les bureaux.
Nonobstant, ce métier jusqu’alors convoité, commence à être considéré avec une arrogance croissante. Et, le métier qui était le panache des hommes, devient subitement celui de la servitude. C’est une des raisons pour laquelle la majorité des femmes perfectionnent leurs techniques et développent leur savoir-vivre afin de se distinguer également par leur comportement.

Le phénomène se généralise par étapes, corrélativement à la mécanisation des tâches de bureau. Les pionnières sont les américaines pendant la Guerre de Sécession, qui remplacent dans les bureaux les hommes partis à la bataille. Elle témoignent de leur efficacité, apprennent la sténographie puis la dactylographie.

En France, l’entrée des femmes dans la fonction publique provoque de vastes polémiques. Elles sont présentes dans certaines administrations mais comme auxiliaires, sans positionnement hiérarchique. Cependant, le développement de la machine à écrire entraîne le recrutement spécifique de dames dactylos dans les Ministères, dont les formations en matière de dactylographie sont dispensées par les fabricants des machines à écrire, eux-mêmes.

Le 1er concours, inhérent à la mission administrative, est ouvert en 1901 au Ministère du Commerce. Le niveau du recrutement est celui des institutrices et concerne typiquement la moyenne bourgeoisie. Les compétitrices sont des jeunes filles qui apprennent le piano, car les fabricants de machines à écrire constatent qu’elles ont des prédispositions à la pratique de la dactylographie, du fait de leur dextérité.

C’est un imprimeur, Latham Sholes, qui en 1873 conçoit la 1ère Type-writer entièrement mécanique et signe un contrat avec Remington (principal fabricant d’armes) pour une fabrication à échelle industrielle. En France, la machine à écrire, importée des Etats-Unis, fait son apparition en 1883. Le 1er clavier français est défini par ZHJAYSCPG, mais est rapidement remplacé par le clavier Azerty. Cependant, l’écriture visible n’apparaît qu’après 1893. Jusqu’alors, la dactylographe ne voyait pas le texte qu’elle tapait. Dès 1920, l’utilisation des machines à écrire se généralise et elles ne se distinguent plus fondamentalement, hormis par les matériaux de fabrication.

Dès 1910, la Dactylo devient à la mode et inspire de nombreux romanciers et dramaturges. C’est ainsi que la presse a construit l’image d’une nouvelle féminité qui est celle de la Dactylo.

La 1ère Guerre Mondiale renforce la position des femmes qui remplacent, dans les bureaux, les hommes partis au Front. Leur recrutement se démocratise car le niveau général d’instruction des femmes s’est considérablement renforcé avec les progrès de la scolarisation et l’école obligatoire à partir de 1881.

Toutefois, à compter de 1920, le métier se vulgarise au point que des jeunes femmes moins qualifiées et moins instruites rejoignent la profession en devenant des copistes. Dans les grandes entreprises, elles sont regroupées dans des ateliers appelés des pools de dactylographie. Leur travail est strictement examiné, chronométré et standardisé. Des amendes sanctionnent même leurs erreurs. Le taylorisme a transformé les Dactylos en manœuvres de bureau et le monde du travail se déshumanise.
Toutefois, le nombre de postulantes est supérieur aux offres d’emploi et, dès 1925, la profession voit l’apparition du 1er phénomène de chômage.

Entre les deux guerres, le phénomène s’accompagne de la spécialisation des tâches administratives. Les commis aux écritures disparaissent peu à peu et le travail de copie est désormais confié aux Dactylos.
Néanmoins, les emplois de rédaction et de direction continuent à être réservés aux hommes. La séparation des tâches masculines et féminines apparaît nettement : l’homme est celui qui conçoit la lettre, la femme est la copieuse qui exécute sur sa machine la frappe du texte.

La Secrétaire fait son apparition au côté de la Dactyo avant le Grande Crise des années ‘30 et c’est à cette époque-là que le terme de Secrétaire se féminise. Elle est considérée comme compétente et cultivée car elle est capable aussi bien de rédiger un courrier que de le mettre en forme. Celle, qui travaille directement aux côtés d’un patron et connaît l’ascension sociale commence à être appelée Secrétaire de Direction.

L’adaptation aux nouvelles formes de technologies devient ainsi une nécessité impérieuse pour réussir et fait émerger un groupe de Secrétaires constituant le pivot d’un organisme ayant pour objectif d’accroître l’étendue de la profession aux femmes. La National Secretaries Association est fondée en 1942. Le fait que ses adhérents soient aussi bien des femmes que des hommes lui confère le statut de la plus importante organisation du genre, avec des filiales qui naissent dans le monde.

De nos jours, de nombreuses personnes ne distinguent toujours pas la dissemblance entre le métier de Secrétaire de Direction et celui d’Assistante de Direction. Or, leurs prérogatives sont sensiblement distinctes. La différence la plus significative est le rôle de représentativité de Direction qui est confié à une Assistante de Direction, outre ses missions d’encadrement et d’interface.

De nouvelles compétences s’imposent, en particulier dans le domaine des NTIC. Les professionnelles de l’assistanat évoluent en même temps que l’évolution technologique, en contrôlant le flux de renseignements par la bureautique de l’avenir. L’Assistante de Direction est devenue la clé de voûte en matière de la communication au sein de l’entreprise.

Depuis l’antiquité jusqu’au XIXe siècle, la profession était liée à l’érudition : écriture, rédaction, connaissances spécifiques. Avec la machine à écrire, le métier a basculé vers une fonction de production. Ce fut le 1er bouleversement du métier. La féminisation de la profession en a été la conséquence directe. L’apparition des logiciels bureautiques dans les années ‘80 a scellé le 2e bouleversement, qui a permis une évolution fulgurante de la profession et a modifié le style de travail. La musicienne est devenue la Chef d’orchestre.

La véritable mutation se trouve dans le traitement de texte où l’on voit les manipulations restreintes au maximum. Toutefois, l’authentique Assistante de Direction a réussi à échapper au paradoxe qui semblait instaurer le retour vers le métier de l’humanoïde écrivain avec la technicité en plus.

L’image de la Secrétaire de l’époque attendant les directives a fait place à une Assistante de Direction, collaboratrice dynamique, sachant prendre des initiatives. Sa technicité repose sur la connaissance des normes de qualité des documents, sur sa capacité à débusquer les erreurs dans les écrits, à sécuriser le stockage des documents pour l’ensemble de l’équipe, à concevoir des dossiers de présentation attractifs. Elle contribue à harmoniser la qualité des écrits transmis, soit en intervenant directement, soit en facilitant la conception des documents en fonction des besoins individuels. Elle optimise l’efficacité des équipes et des opérationnels. Elle met en place les modalités d’organisation ad hoc à l’entreprise. Elle est devenue le pivot structurant pour les équipes souvent dispersées. Elle est le vecteur de la flexibilité et du professionnalisme de l’entreprise qu’elle représente face à la clientèle. Souvent, le succès de la relation entre le client et l’entreprise repose sur la présence et le professionnalisme d’une Assistante de Direction. Elle capitalise l’information clé et est une force permettant d’unir les différents services de l’entreprise.

Elle a acquis un rôle de plus en plus exigeant et au cœur de l’organisation. L’Assistante de Direction est passée d’un rôle de celle qui exécutait à celui où elle incarne un pôle de stabilité dans un monde en perpétuel changement. C’est par elle que transite l’essentiel de la communication institutionnelle ou informelle avec les employés de plus en plus mobiles. Sa fonction continue à être convoitée par rapport à la sphère du pouvoir qui lui est de plus en plus souvent confié.

Ses compétences clés sont sensiblement les mêmes que celles des dirigeants : disponibilité extrême, sensibilité - axée sur les solutions, écoute active et de qualité pour une communication efficace, diplomatie, intelligence relationnelle et émotionnelle pour gérer les conflits avec efficience, …

Les NTIC ont augmenté la rapidité de circulation de l’information ainsi que leur complexité. En conséquence, l’évolution naturelle de la fonction est celle vers les métiers liés à la communication et à la coordination des équipes.

A l’heure de la parité, le métier demeure fermement lié à une image féminine, bien qu’à ses débuts et pendant des décennies, il fut réservé à la gent masculine. Serait-ce la raison qui expliquerait que la reconnaissance et la valorisation de la profession sont-elles si laborieuses à acquérir ?

Messieurs les Cadres dirigeants, ne dites-vous jamais : Voyez avec mon Assistante ! ou Demandez à mon Assistante ! ? Et, si vous tentiez d’imaginer ce que serait votre réussiste sans elle ...

Je vous présente ANTONY – un Ch’ti qui a décidé de changer de vie en s’installant dans la région toulousaine. Il souhaite certifier son intégration régionale en réussissant son intégration professionnelle.

Son objectif ? S’épanouir personnellement dans un emploi afin de le réussir à 100 %.

Antony a besoin de notre aide, avis et idées pour son entretien de mercredi prochain.


Poste proposé : Employé polyvalent dans la restauration.


Voici ce qui, à mon sens, est important de mettre en exergue lors de son entretien professionnel :

J’ambitionne d’offrir un peu de mon espace blogosphèrique à tous ceux qui souhaiteraient bénéficier de mes contacts. En effet, je me suis rendue compte que de très nombreux Recruteurs et Chefs d’entreprises, domiciliés pour la plupart d’entre eux en dehors du département 13, consultaient mon blog. En conséquence, il me semble opportun qu’ils puissent visionner parallèlement un profil qui pourrait les intéresser et qui pourrait être le vôtre.

L’idée de cette chronique serait de vous présenter en 3-4 minutes, comme vous le feriez lors d’un entretien professionnel.

Parlez-moi de vous… Qu’est-il important que je sache de vous ? Fréquemment, un entretien débute par une question ouverte qui nous invite à étaler notre jeu. C’est pour nous l’occasion d’émettre des messages clés sur notre itinéraire, nos compétences ou notre fonctionnement personnel.

Cette entrée en matière est décisive : elle dégagera une première impression, bonne ou mauvaise, et conditionnera la suite de l’entretien. A nous de bien sélectionner les informations que nous voulons faire passer.

SOYEZ SIMPLE & SYNTHETIQUE.

Votre portrait doit dégager des messages clairs. Il est inutile de détailler votre CV, le Recruteur pourra le consulter. En revanche, il me semble opportun de clarifier la logique de votre parcours professionnel. Vous pouvez citer vos réalisations majeures, celles qui mettent en évidence les qualités que vous jugez essentielles. Vous pouvez aussi évoquer votre implication dans les activités extra-professionnelles, dans la mesure où celles-ci illustrent un élément central de votre personnalité.

DONNEZ DU RELIEF À VOTRE DISCOURS.

Que souhaitez-vous que le Recruteur retienne ? Pour être persuasive, votre communication doit vous distinguer des autres candidats. L’exercice n’est pas facile mais c’est celui qui conditionne notre avenir professionnel.

Amis blogueurs, si vous le souhaitez, transmettez-moi votre présentation (sur renata.geleta@wanadoo.fr), telle que vous la feriez lors d’un entretien professionnel, en face à face, avec un recruteur. Elle peut être accompagnée d’une annexe et notamment d’un CV.
Je la publierai, telle quelle, dans ma nouvelle rubrique A ARMES EGALES, parce que nous avons tous le droit de disposer de mêmes alternatives pour être remarqués.