Maîtriser, coordonner, optimiser, ... : axes d'intervention et de progression.
Par Renata GELETA le samedi 23 février 2008, 22:17 - Challenge, motivation : travail d'équipe. - Lien permanent
Maîtriser la fonction dans sa diversité c’est assurer efficacement et harmonieusement l’interface et la communication avec l’ensemble des services et des intervenants extérieurs.
La question du pouvoir de l’Assistante au sein des équipes revient fréquemment : sa position interhiérarchique lui confère non seulement la maîtrise de l’information, mais également le pouvoir d’influencer le Directeur et d’assurer la cohésion des équipes.
En tant que maillon central, l’Assistante a un rôle prépondérant au sein de la société car elle gère aussi la transmission des savoirs et des technicités au sein des équipes. Elle doit rester l’élément fédérateur d’une équipe en alliant motivation, procédures et objectifs.
Prenons l’initiative d’une réflexion pouvant permettre l’optimisation des services administratifs de nos sociétés.
Ceci, avec pour objectif de présenter des idées, novatrices pour certaines, dérangeantes pour d’autres, pouvant aider à tirer vers le haut des services qui, aujourd’hui se plaisent dans la médiocrité.
J’en veux pour preuve des nombreux constats de carences, qu’il m’a été permis de mettre en évidence, qui vont à l’encontre de la stratégie de nombreuses sociétés, sans qu’elles n’en soient conscientes, à savoir : optimiser les ressources tant en qualité qu’en quantité.
Dans un 1er temps, il est indispensable de mettre en exergue l’organigramme des axes d’intervention. Un 2e temps sera consacré à l’examen des missions confiées aux différents collaborateurs et des constats s’y afférents.
Le travail primordial sera de déterminer les axes de progression et les points forts qui permettront d’améliorer l’image de la société.
Parlons de l'ACCUEIL. 
Il est indispensable de replacer la qualité de l’accueil au cœur de l’activité. Il doit être positionné en vitrine : qualité, politesse et justesse de l’information. Il faut également optimiser et rationaliser les outils utilisés.
- Suivi de l’accueil physique : qui et pour qui ?
- Mise à jour régulière de l’annuaire téléphonique interne.
- Soins apportés dans la rédaction des messages d’information internes.
Service COURRIER. 
Discipliner et structurer ce maillon important de la communication me semble évident. Il semblerait que l’enregistrement des courriers RAR sur une application classique (Excel) se soit révélé productif. Cela évite l’aiguillage aléatoire du courrier entrant. Selon la taille de la société, il faut néanmoins adapter le traitement de courrier à une gestion globale de l’information.
Gestion ADMINISTRATIVE. 
Il est indispensable de centraliser les commandes d’achats (réservation de billets, location de salles, achat de fournitures) afin d’éviter une gestion anarchique et augmentation exponentielle des dépenses. La partie achat doit rester une entité et ne doit, en aucun cas, devenir un centre de coût sans analyse.
RESULTAT :
La coordination de tous ces éléments et le respect des procédures permettront de modifier, dans un délai extrêmement court, le ressenti des interlocuteurs extérieurs. L’image de la société s’en trouvera ainsi améliorée et grandie.
ème visiteur singulier
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